Научим документы летать путем автоматизации документооборота предприятия.
Сократить временные и материальные затраты на организацию делопроизводства поможет электронный документооборот. Автоматизация документооборота путем установки системы «1C: Документооборот 8» позволяет оптимизировать процессы обработки и хранения документации и минимизировать все сопутствующие издержки.
Приобрести программный продукт «1C: Документооборот 8» можно тут
Перевод делопроизводства в электронный вид решает сразу несколько насущных проблем:
- Установка системы электронного документооборота способствует налаживанию эффективного взаимодействия сотрудников, занятых обработкой документации. Как следствие, упрощается процесс контроля и анализа исполнительской дисциплины.
- Сокращается время на осуществление типовых и нетипичных операций.
- Весь документопоток сводится в единую структурированную систему, позволяющую отказаться от громоздких архивов.
Система электронного документооборота «1C: Документооборот 8» — это усовершенствованное средство автоматизации документооборота, созданное с учетом всех потребностей современных предприятий. Его использование сокращает время на поиск и обработку информации, снижает риск потерь и ошибок. Система предусматривает возможность работы с файлами по внутренней сети и удаленного управления данными, что является еще одним преимуществом электронного документооборота.
Данный программный продукт создан специально для отечественных организаций, а значит, максимально адаптирован под их специфику. СЭД «1С: Документооборот 8» универсальна: она успешно внедряется на предприятиях с любым уровнем бюджета и любой спецификой работы. Она позволяет рационализировать делопроизводство целой компании, наладить управление филиалами и представительствами.
Современные технологии призваны значительно снизить временные затраты на ведение делопроизводства. Благодаря автоматизации документооборота повышается и безопасность хранения информации. Распределение доступа к файлам и надежные системы защиты сводят к минимуму риск утечки данных.
Автоматизация документооборота происходит постепенно, не требуя резких изменений в трудовом процессе. Разработчиками предусмотрена возможность одновременной работы с бумажной и электронной документацией. СЭД позволяет поэтапно совершенствовать традиционный документооборот, а значит, у сотрудников есть время на изучение системы и адаптацию к новым условиям.
Система электронного документооборота «1C: Документооборот» –— это самостоятельный продукт, не требующий установки иных приложений и программ. Она имеет гибкую конфигурацию и способна настраиваться под любые поставленные задачи.
Программа документооборота «1С: Документооборот» обеспечивает:
- Взаимодействие с различными типами документации
На каждый документ заводится учетно-регистрационная карточка, оформленная в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТ Р 6.30-2003.
- Хранение информации
Система электронного документооборота разграничивает доступ к папкам с присвоением группам пользователей разрешения на чтение, редактирование, добавление или удаление данных.
- Регистрирование входящей и исходящей документации
Благодаря программе документооборота ведется регистрация и учет всей полученной и отправленной корреспонденции с генерацией сквозных регистрационных номеров. При этом автоматизируются процедуры рассмотрения документов, постановки на контроль, оповещения исполнителей, регламентации сроков, формирования итоговых отчетов.
- Автосохранение версий
При внесении изменений в информационную базу программа документооборота автоматически создает новую версию файла, указывая автора, дату и время редактирования. Полный перечень версий хранится в карточке файла.
- Полнотекстовый поиск
Каждый файл в программе документооборота — это набор данных с реквизитной и содержательной частью. Полнотекстовый поиск осуществляется по всему содержимому папок с учетом морфологии.
- Рецензирование
Система электронного документооборота предусматривает возможность рецензирования данных с просмотром перечня рецензий в карточке каждого документа.
- Рабочий стол
Здесь отображаются списки редактируемых файлов и текущих задач с возможностью быстрого поиска по содержимому. Таким образом, основная часть работы с СЭД может осуществляться непосредственно с рабочего стола пользователя.
- Контроль исполнения и учет времени
Система документооборота предоставляет руководителю всю необходимую информацию для принятия управленческих решений. Наглядные сведения о действиях всех сотрудников позволяют безошибочно оценить эффективность их работы.
- Бизнес-процессы.
СЭД «1C: Документооборот» автоматизирует рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрацию и ознакомление с документами.
- Отчеты
В их числе: справки об исполнительской дисциплине, по документам и поручениям, списки просроченных поручений и поручений, истекающих на дату, динамика роста хранилища.